TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukainen informointi henkilötietojen käsittelystä. Tässä selosteessa kuvataan Vaihto-Ettan Oy:n vaihtoautokaupan asiakkaita koskevien henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin noudatettava tietosuojakäytäntö.
Rekisterinpitäjä ja rekisteriasioiden yhteystiedot
Vaihto-Ettan Oy
Sulantie 4
04300 Tuusula
Y-tunnus: 2957855-1
email: myynti@vaihtoettan.fi
Rekisterin nimi
Vaihto-Ettan Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään käytettyjen autojen ostoa ja myyntiä varten sisältäen koeajot, sopimukset ja muun asiakaspalvelun. Myös laissa säädetyt velvollisuudet kuten kirjanpidon laatiminen edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään koeajon tai autokaupan toteuttamiseksi.
Kameravalvontatallenteet sisältävät tietoja kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.
Kameravalvonnan avulla kerättyjä henkilötietoja käsitellään järjestyksenpidon ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä epäiltyjen tai tiedettyjen rikos-, väärinkäytös-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet tai sopimuksen täytäntöön paneminen. Henkilötietojen käsittely kirjanpidossa perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen. Henkilötietoja säilytetään tarvittaessa rekisterinpitäjälle kuuluvan oikeutetun edun perusteella myös rekisterinpitäjän oikeusturvaan liittyviä tarpeita varten.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluvia henkilötietoryhmiä tai henkilötietoja ovat asiakkaan yhteystiedot, henkilötunnus, koeajon tiedot, ostettavan/myytävän ajoneuvon tiedot hintatietoineen sekä osamaksua koskevat tiedot. Mahdolliseen rahoitussopimukseen liittyviä henkilötietoja käsitellään rajoitetusti.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään palveluntarjoajia, joille henkilötietoja siirretään esimerkiksi asiakasrekisterin ylläpitämiseksi järjestelmän avulla. Henkilötietojen käsittelijän kanssa on aina solmittu sopimus, jossa mm. sovitaan asianmukaisista henkilötietojen suojatoimista, mikäli tietoja käsitellään EU:n/ETA-alueen ulkopuolella. Suojatoimet sisältävät tarvittaessa ns. Privacy Shield -järjestelyn (mahdollinen tietojen siirto Yhdysvaltoihin) tai EU-komission vahvistamat mallisopimuslausekkeet. Privacy Shield -järjestelyyn voi tutustua osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016D1250&from=EN ja mallisopimuslausekkeisiin osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en.
Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan pyydettäessä voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista sopimuksen täytäntöönpanoa varten tai laista johtuvien velvoitteiden noudattamiseksi. Esimerkiksi auton myynti/ostosopimusta koskevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisen 6 vuoden ajan. Mahdollisia oikeudenkäyntejä koskevissa tilanteissa henkilötietoa säilytetään niin kauan, kunnes kyseinen menettely saadaan päätökseen mahdolliset valitusajat mukaan lukien.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa omat henkilötiedot (pääsy tietoihin):
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot:
Tarkastuspyynnön voi lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Sulantie 4, 04300 Tuusula
Tarkastuspyyntö voidaan lähettää myös sähköpostitse osoitteella: myynti@vaihtoettan.fi
Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse tai sähköpostitse.
Oikeus tiedon korjaamiseen:
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle henkilötiedon käsittelyn ollessa automaattista ja perustuessa sopimukseen tai sen valmisteluun.
Oikeus vaatia tietojen poistamista:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista tietyissä lainsäädännön sääntelemissä tilanteissa. Huomioitava on että rekisterinpitäjän velvollisuus henkilötietojen säilyttämiseen tietyiltä osin perustuu laissa säädettyyn velvollisuuteen.
Rekisteröidyn käyttäessä oikeuksiaan pyyntö voidaan lähettää sähköpostitse osoitteella: myynti@vaihtoettan.fi
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutelulle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.
